Recopilación de datos personales

Ultragenyx desea recopilar, utilizar, procesar y almacenar (colectivamente “Tratado“, “Tratamiento” o “Proceso“) información sobre la relación de los profesionales sanitarios (“PS”) con Ultragenyx. Nos referimos a dicha información como “Datos personales”. En este Aviso de privacidad para PS (“Aviso”) se describe cómo tratará los Datos personales de los PS Ultragenyx Pharmaceutical, Inc. con oficinas en 60 Leveroni Court, Novato, CA 94949, Estados Unidos de América y sus filiales en todo el mundo (denominadas colectivamente “Ultragenyx”), que es el responsable del tratamiento de los Datos personales para cualquiera de los fines descritos el presente Aviso.

Recopilamos Datos personales (i) de cada PS, así como (ii) de otras fuentes. En relación con el punto n.º (i), los Datos personales de los PS son proporcionados por los propios PS durante las visitas o reuniones que puedan realizar de vez en cuando exclusivamente con el personal autorizado de Ultragenyx; en relación con el punto n.º (ii), Los Datos personales de los PS pueden recopilarse de registros, registros profesionales, listas públicas o bases de datos científicas y sitios web o de terceros autorizados por los propios PS para comunicar dichos datos, o como se indica a continuación, en la sección “Objetivos y bases legales del tratamiento de datos personales”.

Objetivos y bases legales del tratamiento de datos personales

En virtud de las leyes de protección de datos, Ultragenyx debe tener una base legal para tratar los Datos personales de los PS. La base legal que se aplique en un caso concreto dependerá de los fines específicos para los que Ultragenyx trate los Datos personales de los PS. Ultragenyx tratará los Datos personales de los PS con los siguientes fines:

 

a) Comunicar otra información que Ultragenyx considere de buena fe que pueda ser de interés para el PS destinatario

Ultragenyx recopila y utiliza la información de los PS para comunicarse con ellos a través del correo electrónico, los centros de llamadas, el correo postal y otros canales. Estas comunicaciones pueden incluir material promocional sobre los productos y servicios de Ultragenyx, así como material no promocional sobre enfermedades pertinentes en las que Ultragenyx esté activo. Los Datos personales que podemos recopilar a este respecto incluyen:

  • Información que identifique directamente al PS en cuestión, como su apellido, su nombre de pila;
  • Datos de contacto, incluidas direcciones de correo electrónico y números de teléfono, dirección de residencia y dirección de registro en el lugar de residencia; teléfono de contacto profesional, números de teléfono particular y móvil y otra información de contacto, incluidas direcciones de correo electrónico profesionales, así como cualquier otra información proporcionada por los PS en su solicitud.

La base legal de este tratamiento es nuestro interés legítimo en promover nuestras actividades comerciales y comunicarnos con las personas que han mostrado interés.

b) Hacer un seguimiento de nuestras interacciones con los profesionales sanitarios, tanto en línea como sin conexión

Ultragenyx recopila y utiliza información de los PS, como registros de comunicación e historial de interacción, que puede incluir detalles de consultas de PS, comunicaciones directas u otras formas de interacciones con nuestros sitios web o eventos. Los Datos personales que podemos recopilar a este respecto incluyen:

  • Información que identifique directamente al PS en cuestión, como apellidos, nombre de pila, patronímico, fecha de nacimiento, sexo, lugar de nacimiento, nacionalidad, detalles del pasaporte (incluida la serie, el número, la fecha de expedición, una fotografía y muestra de la firma), si es necesario.
  • Datos de contacto, incluida la dirección de residencia y la dirección de registro en el lugar de residencia; teléfono de contacto profesional; números de teléfono particular y móvil y otra información de contacto, incluidas las direcciones de correo electrónico profesionales;
  • Información sobre pagos y finanzas, incluida la cuenta bancaria personal del PS o la cuenta bancaria de su empresa; número de identificación fiscal, número de IVA o similar; otra información fiscal; información sobre beneficios y compensación;
  • Información sobre la formación y las cualificaciones de los PS, incluidas las fechas de contratación y cese con respecto a los empleadores actuales y anteriores; direcciones y números de teléfono de las oficinas; direcciones de correo electrónico de las oficinas; datos sobre la educación; puesto ocupado (incluidos el cargo y la descripción); aptitudes y logros profesionales; experiencia laboral (curriculum vitae, recomendaciones, cuestionarios, etc.); e información sobre evaluaciones y formación profesional;
  • Imágenes fotográficas y grabación en vídeo del PS en cuestión.
  • Otra información sobre el PS en cuestión necesaria para gestionar la relación profesional con Ultragenyx y administrar el programa de cumplimiento de las políticas internas de Ultragenyx.

La base legal de este tratamiento es nuestro interés legítimo en gestionar y mejorar nuestras relaciones comerciales y con los clientes, así como nuestros servicios.

c) Gestión de las relaciones comerciales – Perfiles

Ultragenyx recopila y utiliza los Datos personales de los PS con el fin de administrar la relación con los PS (como organizar visitas/reuniones presenciales o virtuales) y para crear un perfil sobre los PS, a fin de comprender mejor sus áreas de experiencia y temas de interés. Ultragenyx también recopila y utiliza los Datos personales de los PS para determinar si debe entablar, o renovar, una relación comercial con un PS (por ejemplo, para realizar estudios, encuestas o investigaciones de mercado, presentar o hablar ante audiencias internas o externas, participar en consejos asesores o asistir a cualquier otra reunión o evento, incluidos congresos, y evaluar su interés en proporcionar consultoría médica/científica).

Los Datos personales que podemos recopilar a este respecto incluyen:

  • Información que identifique directamente a los PS, como apellidos, nombre, patronímico; fecha de nacimiento; sexo; lugar de nacimiento; nacionalidad; datos del pasaporte (incluida la serie, el número, la fecha de expedición, una fotografía y muestra de la firma) si es necesario.
  • Datos de contacto, incluida la dirección de residencia y la dirección de registro en el lugar de residencia; teléfono de contacto profesional; números de teléfono particular y móvil y otra información de contacto, incluidas las direcciones de correo electrónico profesionales;
  • Información sobre la formación y las cualificaciones de los PS, incluidas las fechas de contratación y cese con respecto a los empleadores actuales y anteriores; direcciones y números de teléfono de las oficinas; direcciones de correo electrónico de las oficinas; datos sobre la educación; puesto ocupado (incluidos el cargo y la descripción); aptitudes y logros profesionales; experiencia laboral (curriculum vitae, recomendaciones, cuestionarios, etc.); e información sobre evaluaciones y formaciones profesionales;
  • Imágenes fotográficas y grabación de vídeo de PS;
  • Código de recompensa del hotel o número de viajero frecuente; y
  • Datos de contacto de emergencia (como nombre y número de teléfono).

Necesitamos esta información para:

  • evaluar el historial profesional de un PS para nuestros fines de diligencia debida como empresa responsable (incluido, entre otros, el cumplimiento de las leyes contra el soborno y la corrupción);
  • determinar el nivel de remuneración de un PS en función de sus cualificaciones profesionales;
  • organizar cualquier viaje y alojamiento en nombre de un PS;
  • celebrar, o renovar, un acuerdo contractual de cualquier tipo con los PS; y
  • producir comunicaciones pertinentes y ofrecer a los profesionales sanitarios una mejor experiencia.

Ultragenyx recopila la mayor parte de esta información directamente de los PS cuando nos proporcionan su curriculum vitae. También recopilamos información sobre los PS de fuentes disponibles públicamente y/o fuentes externas adicionales que poseen legítimamente Datos personales sobre los PS y pueden compartirlos con terceros, lo que permite combinarlos con los datos proporcionados a Ultragenyx. Esta información solo se trata cuando es pertinente y necesaria para evaluar adecuadamente los antecedentes de los PS y para cumplir nuestro compromiso de tratar solo con socios comerciales válidos y éticos. Es interés legítimo de Ultragenyx tratar los Datos personales que los PS proporcionan para determinar los niveles de remuneración y ser una empresa que cumple con la ley y, en algunos casos, es una obligación legal de Ultragenyx procesar estos Datos personales para cumplir con sus obligaciones legales en relación con la lucha contra el soborno y la corrupción. Ultragenyx también requiere esta información para celebrar un contrato con los PS y/o mantener y mejorar la relación comercial de Ultragenyx con ellos.

d) Contactar con los profesionales sanitarios para que participen en proyectos de investigación de mercado

Ultragenyx recopila y utiliza datos personales sobre profesionales sanitarios cuando se les invita a participar en encuestas o estudios de investigación de mercado. Los Datos personales que recopilemos sobre un PS dependerán del estudio de investigación de mercado o de la encuesta que se esté realizando; sin embargo, normalmente incluyen:

  • Información que identifique directamente a los PS, como apellidos, nombre de pila, patronímico, fecha de nacimiento, sexo, lugar de nacimiento, nacionalidad, detalles del pasaporte (incluida la serie, el número, la fecha de expedición, una fotografía y muestra de la firma), si es necesario.
  • Opiniones y respuestas a estudios, encuestas o formularios de cuestionarios.
  • Datos de contacto, incluidas la dirección de residencia y la dirección de registro en el lugar de residencia; teléfono de contacto profesional, números de teléfono particular y móvil y otra información de contacto, incluidas direcciones de correo electrónico profesionales; e
  • Información sobre la formación y las cualificaciones de los PS, incluidas las fechas de contratación y cese con respecto a los empleadores actuales y anteriores; direcciones y números de teléfono de las oficinas; direcciones de correo electrónico de las oficinas; datos sobre la educación; puesto ocupado (incluidos el cargo y la descripción); aptitudes y logros profesionales; experiencia laboral (curriculum vitae, recomendaciones, cuestionarios, etc.); información sobre evaluaciones y capacitaciones profesionales; e interés en los productos Ultragenyx y hábitos de tratamiento.

Necesitamos esta información para:

  • recopilar datos sobre Ultragenyx (como comentarios sobre un producto o servicio);
  • comprender mejor un área de enfermedad; y
  • mejorar nuestra comprensión de la industria farmacéutica.

Ultragenyx recopila parte de esta información sobre profesionales sanitarios a partir de fuentes disponibles públicamente, como listas o bases de datos externas, con el fin de seleccionar a los encuestados que participarán en los estudios de mercado. Las opiniones o respuestas de los profesionales sanitarios a estudios, encuestas o formularios de cuestionarios se recopilan directamente de los profesionales sanitarios en cuestión cuando participan en el estudio de investigación de mercado o en la encuesta. Es de interés legítimo de Ultragenyx tratar los Datos personales para recopilar datos sobre nuestra empresa.

e) Comunicaciones legalmente obligatorias

En determinados casos, Ultragenyx está legalmente obligada a enviar una comunicación específica a los PS, por ejemplo, como condición de una licencia para un producto o debido a problemas de seguridad identificados. En este caso, también podemos contratar a proveedores externos de bases de datos de profesionales sanitarios para que nos proporcionen datos de contacto de PS concretos o envíen las comunicaciones en nombre de Ultragenyx. En tales casos, Ultragenyx trata Datos personales del PS y envía dichas comunicaciones sobre la base de que el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal de Ultragenyx.

f) Cumplimiento de todas las leyes y normativas

Ultragenyx se compromete a cumplir con los requisitos legales y normativos aplicables a sus operaciones y actividades. Esto abarca diversas leyes locales, nacionales e internacionales, normativas, directivas, directrices y estándares del sector pertinentes para las actividades comerciales de Ultragenyx en el campo farmacéutico. Los Datos personales que podemos recopilar y utilizar a este respecto incluyen:

  • Información que identifique directamente al PS, como apellidos, nombre, patronímico; fecha de nacimiento; sexo; lugar de nacimiento; nacionalidad; datos del pasaporte (incluidos la serie, el número, la fecha de expedición, una fotografía y muestra de la firma) si es necesario; dirección de residencia y dirección de registro en el lugar de residencia; teléfono de contacto profesional; números de teléfono fijo y móvil, y otra información de contacto, incluidas direcciones de correo electrónico profesional;
  • Información sobre pagos y finanzas, incluida la cuenta bancaria personal del PS o la cuenta bancaria de su empresa; número de identificación fiscal, número de IVA o similar; otra información fiscal; información sobre beneficios y compensación;
  • Información sobre la formación y las cualificaciones de los PS, incluidas las fechas de contratación y cese con respecto a los empleadores actuales y anteriores; direcciones y números de teléfono de las oficinas; direcciones de correo electrónico de las oficinas; datos sobre la educación; puesto ocupado (incluidos el cargo y la descripción); aptitudes y logros profesionales; experiencia laboral (curriculum vitae, recomendaciones, cuestionarios, etc.); e información sobre evaluaciones y formaciones profesionales;
  • Imágenes fotográficas y grabación de vídeo de PS; y
  • Otra información sobre los PS necesaria para gestionar la relación profesional con Ultragenyx y administrar el programa de cumplimiento de las políticas internas de Ultragenyx.

Necesitamos esta información para garantizar que Ultragenyx:

  • opera dentro de los límites establecidos por las leyes y reglamentos aplicables a las empresas farmacéuticas,
  • cumple los requisitos reglamentarios establecidos por los organismos y autoridades gubernamentales responsables de supervisar los productos y actividades farmacéuticos,
  • respeta las normas y principios éticos en todos los aspectos de las operaciones de Ultragenyx, incluida la investigación, los ensayos clínicos, las prácticas de marketing, las interacciones con los profesionales sanitarios y la atención a los pacientes,
  • cumple con las leyes y reglamentos de protección de datos para salvaguardar la privacidad y confidencialidad de los datos personales tratados por Ultragenyx,
  • cumple las normas de calidad y seguridad establecidas por las autoridades reguladoras y las organizaciones del sector, y
  • cumple los requisitos de transparencia y divulgación.

A este respecto, la base legal para este tratamiento es el cumplimiento de las obligaciones legales

En los casos en los que Ultragenyx solicite el consentimiento de los PS para recopilar y tratar Datos personales de PS y los PS decidan proporcionar su consentimiento, pueden retirar su consentimiento en cualquier momento poniéndose en contacto con nosotros como se describe en la sección “Información de contacto del delegado de protección de datos”. Tenga en cuenta que la retirada del consentimiento no afectará al Tratamiento que ya haya tenido lugar.

En otros casos, cuando el Tratamiento de los Datos personales de los PS sea necesario para cumplir con una ley o normativa aplicable o para la ejecución de un contrato al que estén sujetos los PS, es posible que no puedan optar por no participar en este tratamiento, o su elección de optar por no participar puede afectar a nuestra capacidad para ejecutar el contrato acordado entre ellos y Ultragenyx.

En otros casos en los que Ultragenyx esté tratando Datos personales de PS basados en los intereses legítimos de Ultragenyx en la realización de nuestra actividad comercial, los PS tienen derecho a excluirse de dicho tratamiento de sus Datos personales. Pueden hacerlo poniéndose en contacto con Ultragenyx tal y como se describe en la sección “Información de contacto del delegado de protección de datos”.

 

Divulgaciones

Para los fines descritos anteriormente, los Datos personales de los PS pueden proporcionarse a terceros, incluidas las filiales de Ultragenyx a nivel mundial (una lista de las cuales está disponible en https://www.ultragenyx.com/) y sus agentes, empresas de consultoría, proveedores de bienes y servicios, como proveedores de sistemas informáticos y empresas que proporcionan servicios administrativos a efectos de impuestos, gastos globales y otros requisitos legales, así como empresas que organizan el transporte y alojamiento de los participantes para diversos eventos (incluidos, entre otras, empresas de viajes y agencias, líneas aéreas, organizaciones ferroviarias y hoteles).

Además de los fines descritos anteriormente, Ultragenyx puede divulgar Datos personales sobre los PS, incluida la relación financiera de los PS con Ultragenyx y cualquier monto que Ultragenyx haya pagado a los PS, a autoridades gubernamentales, agencias o asociaciones de la industria en relación con nuestras actividades, en respuesta a solicitudes de información autorizadas, o según lo exijan las leyes, reglamentaciones o códigos de la industria.

En caso de que Ultragenyx decida reorganizar o ceder nuestro negocio a través de la venta, fusión o adquisición, podemos compartir información personal sobre los PS con compradores reales o potenciales.  Exigiremos a cualquier comprador real o potencial que trate esta información personal de forma coherente con este Aviso.

 

Transferencia

Debido a la naturaleza internacional de las operaciones de Ultragenyx, los Datos personales de los PS pueden ser transferidos y almacenados en países distintos de donde se encuentran los PS, incluidos los Estados Unidos y otros países ubicados fuera del Espacio Económico Europeo, Suiza, Turquía y/o el Reino Unido. Algunos de estos países pueden tener leyes de protección de datos que no sean tan estrictas, pero Ultragenyx ha establecido medidas de seguridad adecuadas para proteger y mantener la confidencialidad de los Datos personales de los PS.  Cuando los Datos personales de los PS se transfieren fuera del Espacio Económico Europeo, Suiza, Turquía y/o el Reino Unido a las filiales/oficinas de enlace de Ultragenyx, socios o proveedores, Ultragenyx suscribe términos contractuales estándar de protección de datos (“Cláusulas del modelo”) que han sido aprobados por la Comisión Europea con estas entidades para garantizar que protejan los Datos personales de los PS y solo procesen los Datos personales de los PS según lo dispuesto en esta Notificación. Ultragenyx puede proporcionar a los PS una copia de estas Cláusulas modelo previa solicitud por escrito de los PS al Delegado de protección de datos de Ultragenyx (información de contacto a continuación).

 

Derechos de los profesionales sanitarios

De acuerdo con las leyes de protección de datos, los PS tienen derecho a:

  1. plantear cualquier pregunta, queja o inquietud sobre cómo Ultragenyx trata sus Datos personales;
  2. solicitar acceso, copias, correcciones (si los PS creen que los datos están incompletos o son inexactos), restricción del tratamiento de sus Datos personales o eliminación de sus Datos personales
  3. solicitar la transferencia de sus Datos personales, o que Ultragenyx deje de utilizarlos,

poniéndose en contacto con nuestro delegado de protección de datos (información de contacto a continuación). Tenga en cuenta, sin embargo, que ciertos Datos personales pueden estar exentos de dichas solicitudes de conformidad con las leyes y normativas aplicables.

Si los PS firmaron un acuerdo de consultoría o un acuerdo similar con Ultragenyx, los Datos personales de los PS se proporcionarán a Ultragenyx como parte de dicho contrato. Si los PS no prestan, no están dispuestos a prestar o retiran su consentimiento al tratamiento de los Datos personales de los PS para los fines descritos en este Aviso, los PS no podrán prestar o continuar prestando los servicios descritos en dicho acuerdo. Si los PS retiran el consentimiento, ello no afectará a la legalidad del tratamiento basado en el consentimiento antes de la retirada.

 

Conservación

Ultragenyx podrá conservar los Datos personales de los PS durante el tiempo que sea razonablemente necesario para garantizar el cumplimiento por parte de Ultragenyx de cualquier requisito contractual, legal o normativo. Los criterios utilizados para determinar nuestros períodos de conservación incluyen (i) mientras mantengamos una relación continua con los PS; (ii) mientras sea necesario para cumplir una obligación contractual a la que estemos sujetos; y (iii) mientras sea necesario para fines legales que estemos obligados a cumplir (por ejemplo, con respecto a los estatutos aplicables de limitaciones, litigios o investigaciones reglamentarias).

 

Protección de datos

Ultragenyx tomará las medidas adecuadas para proteger los Datos personales de los PS que sean coherentes con las leyes y normativas de privacidad y seguridad de datos aplicables, lo que incluye exigir a los proveedores de servicios que utilicen las medidas adecuadas para proteger la confidencialidad y seguridad de los Datos personales.

Ultragenyx podrá encargar a terceros la realización de actividades o funciones en nuestro nombre que impliquen el uso de Datos Personales sobre los PS. En tales casos, exigiremos a estos terceros que protejan la confidencialidad y seguridad de los Datos personales que se compartan con ellos. Estos terceros deberán comprometerse a respetar la legislación y la normativa europeas en materia de protección de datos, a no utilizar ni divulgar los Datos Personales de los profesionales sanitarios salvo en la medida en que sea necesario para prestarnos servicios o realizar servicios en nuestro nombre, o en la medida en que sea necesario para cumplir la legislación o la normativa aplicables.

 

Información de contacto del delegado de protección de datos

Si en algún momento los PS tienen alguna pregunta, queja o preocupación sobre cómo Ultragenyx trata sus Datos personales, si desean solicitar acceso, copias, correcciones (si creen que los datos son incompletos o inexactos), restricción o eliminación de sus Datos personales; si los PS desean solicitar la transferencia de sus Datos personales, o que dejemos de utilizarlos, deben ponerse en contacto con nuestro delegado de protección de datos:[email protected]

Además del delegado de protección de datos, los PS pueden ponerse en contacto con:

  • Ultragenyx Europe GmbH, con domicilio social en Lichtstrasse 35, 4056 Basilea, Suiza, número de teléfono: +41 61 204 4572.

La lista actualizada de todos los encargados del tratamiento de datos puede solicitarse a Ultragenyx y puede publicarse previa solicitud por escrito.

Las autoridades europeas de protección de datos pueden consultarse aquí (nuestros miembros | Comité Europeo de Protección de Datos).

Los residentes en el Reino Unido pueden presentar una reclamación ante la Oficina del Comisionado de Información (Information Commissioner’s Office, ICO) del Reino Unido aquí (Presentar una reclamación | ICO).

Los residentes de Suiza pueden ponerse en contacto con el Comisionado Federal de Protección de Datos e Información (FDPIC) a través de los datos de contacto disponibles aquí (Bienvenido al FDPIC) para informar de cualquier violación de sus derechos de privacidad y protección de datos. No obstante, el legislador suizo de protección de datos ha dado prioridad a la acción individual mediante procedimientos de derecho civil y no mediante la intervención de la autoridad competente en materia de protección de datos.  Por lo tanto, si los PS consideran que se han vulnerado sus derechos, podrán interponer una demanda civil de conformidad con la legislación suiza aplicable en materia de protección de datos.

Los residentes de Turquía pueden presentar una reclamación ante la Autoridad de Protección de Datos de Carácter Personal (KVK) de Turquía aquí (KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KURUMU | KVKK | Reclamación ante el Consejo).